Digitalisierungsschub in den Kommunen durch Corona: Noch immer wiehert der Amtsschimmel und eilen die Büroboten mit Papierfutter herbei

Von Annegret Handel-Kempf

München, 2. Dezember 2020. Abends den neuen Personalausweis bestellt, am nächsten Vormittag kommt der Gemeindebote vorbei und wirft ihn in den Briefkasten. So – sagt zumindest Gerd Landsberg, Hauptgeschäftsführer des Deutschen Städte- und Gemeindebundes – stellen sich die Bürger das mit der Digitalisierung in den Kommunen vor. Ein wenig Amazon-Wunderwelt statt Amtsschimmel. In Corona-Zeiten, in denen Warten in muffigen Gängen vor dichtbesetzten Amtstuben wenig sexy ist, klingt das nach einer äußerst verführerischen Idee. Das Kontakt-Formular auf dem Tablet statt den Kaffee-zum-Mitnehmen auf dem Tablett, während der Bürger mit seiner Aufrufnummer in der Hand auf die magische Leuchtzahl starrt, die Zutritt zu hoheitlichen Verwaltungsakten verheißt. Ach, das könnte schön sein, beispielsweise nach einem Umzug, der auch ohne Tag auf dem Amt schon sämtliche Urlaubstage verbraucht.

Könnte der Staat es nur jedem Recht machen. Doch da ist das geltende Recht vor, erklärt Landsberg, ein studierter Politik- und Rechtswissenschaftler: „Ein Personalausweis kann derzeit noch nicht digital beantragt werden.“ Grund: Die leibliche Präsenz bei der Behörde ist vonnöten. Mehr gibt die aktuelle Rechtslage nicht her. Für Landsberg ein klarer Fall von „Hemmnissen für die digitale Transformation“. In den Gesetzen müsse von vornherein stehen, dass man beispielsweise einen Behördengang auch digital erledigen könne, „über die Homepage oder so“. Generelle Voraussetzung für derartigen Digitalzuschnitt neuer Gesetze und Verordnungen: „Wir brauchen die digitale Identität, das kann etwa die Steuernummer sein.“ Ein Wunsch, ein Appell an den Gesetzgeber, doch bislang ist der digitale Behördengang häufig nur Fiktion.

Digitalisierung mit den Normen des Rechts zulassen. Daran hakt es – neben Geldmangel – noch am meisten, so der Verwaltungsinsider. Auch wenn diese Bremse vielen gar nicht so klar ist. Als Hemmnis führen drei Viertel der Kommunen fehlende Finanzmittel an. Nur 22 Prozent bringen sie mit einem unklaren Rechtsrahmen in Verbindung. Fehlendes Know-how beklagen 58 von Hundert der jüngst für eine Studie befragten Kommunen. Dennoch freut sich Landsberg über eine Nebenwirkung von Covid-19: „Wir erleben einen Digitalisierungsschub“. So sein Fazit bei der Vorstellung der
repräsentativen Befragung von Bürgermeistern und Digitalisierungsverantwortlichen in mehr als 600 Kommunen, die der Digitalverband Bitkom und der Deutsche Städte- und Gemeindebund beauftragt hatten. „Kommunen und Corona – digitaler nach der Pandemie?“, lautete das Thema.

Das übergeordnete Ergebnis klingt zumindest gut: Rund neun von zehn Kommunen, das sind exakt 88 Prozent, erwarten, dass die Corona-Krise die Digitalisierung in Städten und Gemeinden vorantreiben wird. Dass digitale Technologien und Anwendungen in Zeiten der Pandemie stark zur Aufrechterhaltung des Amtsbetriebs beitragen, sagen drei Viertel, exakt 77 Prozent. Landsberg staunt: „Auf einmal funktionieren Dinge, die wir vorher nicht für möglich gehalten hätten.“ Bernhard Rohleder, Bitkom-Hauptgeschäftsführer, erzählt von rasanten Shopping-Touren der vornehmlich rechtlich ausgebildeten Gemeinde-Mitarbeiter, mit dem Ziel digitale Ausstattung anzuschaffen: „Die Kommunen gingen im Frühjahr zunächst einkaufen, als es hieß: „Lockdown“. Die Gemeinden wurden extrem schnell aktiv.“

Damit nicht genug: Etwas mehr als die Hälfte der Befragten planen, das Digital-Budget für 2021 zu erhöhen. Diese 54 Prozent wissen, dass mit gut gespitzten Bleistiften Behörden auf Dauer nicht mehr mithalten können, wenn sich die Welt zunehmend in Bits und Bytes organisiert. So gaben 53 Prozent an, anlässlich von Corona in Technologie mit Notebooks, sicheren VPN-Zugängen oder Cloud-Anwendungen investiert zu haben. Bernhard Rohleder, Hauptgeschäftsführer der Bitkom, berichtet aus der Studie, dass 35 Prozent der Kommunen ihre Bürgerservices schnell umgesetzt hätten oder zumindest die Planung angegangen seien. „Eine Digitalstrategie ist nur in jeder fünften Kommune kein Thema. Keine Stadt mit mehr als 100.000 Einwohnern würde sich nicht mit dem Thema Digitalisierung auseinandersetzen“, sagte der Verbandgeschäftsführer. Je kleiner eine Gemeinde sei, desto weniger liefe es mit der Digitalisierung. Insgesamt 61 Prozent der Kommunen sehen sich eher als Nachzügler der Digitalisierung gegenüber 29 Prozent, die sich als Vorreiter empfinden.

Immerhin: Nach Corona wollen nur noch 37 Prozent der Gemeinden grundsätzlich kein Homeoffice anbieten. Bislang soll Behördenarbeit von zuhause aus in jeder zweiten Kommune überhaupt nicht möglich sein. Als Gründe werden in erster Linie fehlende technische Ausstattung oder Geldmangel für derartige Investitionen genannt. Die zweite Hälfte der Befragten sagt, Homeoffice finde tatsächlich in der Praxis statt. Wenn auch nur in jeder dritten Gemeinde mit Online-Meetings oder Videokonferenzen via Skype beziehungsweise WebEx, GoToWebinar oder beispielsweise auch Zoom. Digital von daheim mit anderen arbeiten, heißt für 99 Prozent vorrangig, mit E-Mail zu kommunizieren. Nur 11 Prozent nutzen Kollaborationstools wie SharePoint, Teams und Slack. „Da ist ein Kulturwandel nötig“, befindet Rohleder.

Denn noch werden mehr Blätter als Bytes zwischen Behörden geteilt. „Es gibt weiter immens viel Papier in den kommunalen Verwaltungen“, sagt Landsberg. „Die E-Mail wird ausgedruckt und vom Büroboten in den Ämtern verteilt. Das muss besser werden, da ist noch sehr viel zu tun.“ Doch es gibt Hoffnung: Sechs von zehn Kommunen denken über elektronische Akten nach, 16 Prozent haben sie schon. Im Bürgerservice-Bereich kann in 19 Prozent der Anforderungen ein Online-Antrag gestellt werden. Und Ratsarbeit läuft bereits zu 58 Prozent digital. Das gibt Hoffnung für eine zunehmende Digitalisierung der Kommunen, auch über Pandemie-Zeiten hinaus.